10 miljard besparen door betere emailverwerking

WAT?
Nederland kan zo €10.000.000.000 besparen. Dit blijkt uit de Nationale Mail Index 2009.
Na de vakantie heeft een medewerker gemiddeld

• 171 e-mails in de inbox
• 5,6 uur nodig om die te verwerken. 
• nog geen 30% bevat afspraken en taken, terwijl 
• 19,5 % bestaat uit CC berichten. 

Uitgaande van 3 miljoen kenniswerkers in Nederland kan er dus jaarlijks 168 miljoen uur bespaard worden bij het verwerken van binnenkomende e-mail.

HOE?

Wereldverbeteraars 8.0 traint jou graag in het efficiënter omgaan met mail.
In deze post van enkele dagen geleden lees je hoe je best jouw mail verwerkt. Het resultaat ervan is een lege inbox.
Je hebt voor elke mail beslist wat er moet mee gebeuren. Geen verrassingen meer in de inbox en een leeg hoofd want je hoeft je geen zorgen meer te maken over die mail. Je zal versteld staan hoeveel rust het brengt! Je hebt het overzicht en kan nu dingen DOEN ipv mailen.

WAT MET DIE VOLLE INBOX?
Mocht je al 8973 mails in jouw inbox staan hebben en met een schone lei willen starten zonder mails te verliezen, kan je

• alle mails nog 's diagonaal lezen en beslissen wat er moet mee gebeuren.
• of ze allemaal in samen archiveren met een filter (je vindt ze later terug met de zoekfunctie).

Voor Gmail kan je volgend stappenplan volgen:

1. Geef de mails die je voorlopig wel nog in inbox wil bewaren een ster (klik links van afzender op de ster, ze wordt geel)
2. Maak een filter voor alle mails in jouw inbox:
1. linksboven 'Instellingen'
2. tab 'Filters'
3. onderaan 'nieuwe filter maken'
4. bij Onderwerp typ je enkel een astrix: *
5. 'Volgende stap'
6. vinkje bij 'Postvak IN overslaan (Archiveren)'
7. vinkje bij 'Pas het filter ook toe op onderstaande 7000 conversaties.'
8. 'Filter maken'
3. Nu is jouw inbox leeg
4. Verwijder de filter: Instellingen - Filters - klik naast de filter 'verwijderen'
5. Terug in jouw inboxpagina ga je nr de map 'map ster'
6. Selecteer de mails die je in inbox wil en klik op 'Verplaatsen nr Postvak In'
7. Ga nr inbox en klik de sterretjes weg

Het Nieuwe Werken krijgt voet aan de grond (in Nederland)

Deze infographic van Overhetnieuwewerken.nl toont de belangrijkste resultaten van het Nationaal onderzoek Over Het Nieuwe Werken 2011 in Nederland.

Verander een boemerang in een stok en win 1u/dag

Wanneer je iets te doen hebt kan je dat meteen doen of uitstellen. In het geval van uitstellen komt de taak terug en moet je er nog eens aandacht aan besteden.
Probeer daarom maar 1 keer aan iets aandacht te geven, het spaart tijden energie.

• Wil je afspreken met een vriend? Neem dan nu jouw agenda.
• Archiveer dat document onmiddellijk ipv het op een stapel te leggen.
• Merk je tijdens het koken dat het zout op is? Zet het direct op een boodschapppenlijstje
• Kreeg je een brief om jouw meterstanden door te geven in de bus? Leg de brief niet neer, maar neem jouw telefoon en toets de meterstanden in.
• ...

Mails verwerken is een dagelijkse taak waarmee we al te vaak boomerang spelen:

1. Je opent een mail (op jouw smartphone, wachtend op de trein)
2. Je leest hem (diagonaal)
3. Je sluit hem, want je kan nu even niet antwoorden (omdat typen op die smartphone lastig is, je nu geen tijd hebt, geen zin hebt om te mailen, ...)
4. Uren of dagen verstrijken
5. Je opent de mail 
6. ...

Beter is:

1. Je opent jouw mailbox op een plaats en tijdstip waar dat kan (je hebt een goedwerkende PC, genoeg tijd, je kan je concentreren, ...)
2. Je opent de oudste mail in jouw inbox en leest hem. Nu kan je beslissen wat er moet gebeuren. Daarvoor kan je onderstaande flowchart gebruiken (gebaseerd op GTD):

   

   klik voor groter formaat

3. Enkel in de twee onderste gevallen zal de mail nog eens aandacht vragen. In alle andere gevallen heb je er in 1 keer komaf mee gemaakt.

Lees geen rapporten, maar afbeeldingen

Gisteren hadden we het nog over gebruik maken van sociale media om jouw boodschap te verspreiden. Een kort bericht waar je 's een nachtje kon over slapen.
Vandaag komen we met wat meer info ... euh ... infographics. Een infographic wil op een leuke, overzichtelijke manier vertellen wat je anders in een artikel van 17 pagina's zou lezen. Het houdt de aandacht van de lezer veel gemakkelijk vast en hij ziet snel de essentie.

• In de eerste infographic zie hoe verschillende leeftijdscategorieën omgaan met sociale media. Wereldverbeteraarsorganisaties die kampen met vergrijzing kunnen er lessen uit trekken ... 42% van de gebruikers is jonger dan 35.
• De tweede infographic vertelt waarom bedrijven/organisaties sociale media zouden moeten inzetten.

Starten met sociale media

Het aantal gebruikers van Sociale Media blijft stijgen (onderaan cijfers van België) en vervangt intussen al heel wat mailverkeer en andere communicatie.

Meer en meer bedrijven gebruiken dit krachtig medium om hun ding aan de man te krijgen. Tijd dat ook de non-profit dat doet! www.schenkjeprofiel.be is daar een mooi voorbeeld van (ken jij nog goede voorbeelden?).
Maar het hoeft niet onmiddellijk zo groots te zijn. We helpen jou even op weg:

• Mediapedia is een helpdesk voor het jeugdwerk waar je heel wat artikels terugvindt en vragen kan stellen
• Medemerkers denkt in ruil voor een lunch mee over jouw aanpak 

Sociale Media in België:

1. Facebook
   4.250.000 accounts (400.000 nieuwe in mei 2011)
   48% tussen 18 en 34 jaar
2. Linkedin 
   840.000 accounts
   Gemiddelde leeftijd is 36 jaar
3. Twitter 
   90.000 accounts
   

Wat is dé truc om iemand te doen verderlezen?

Nieuwsgierigheid opwekken. Het is heel eenvoudig, maar de meesten van ons vergeten het de hele tijd. Het is nochtans eenvoudig: zorg voor een "gat" tussen wat iemand weet en wat iemand wil weten. Vraag iets en laat het antwoord open, vertel iets en lanceer een vraag, een mysterie. Zo creëer je dat gat. Zo werken televisieseries en films. Mensen kijken, lezen, luisteren verder als ze een gat te vullen hebben. Creëer dat gat.
Dan Heath legt het beter uit dan wij:

Make lists, not war

Lijstjes, je zal er hier nog veel over lezen. Ze zijn namelijk een belangrijke pijler van Getting Things Done (waarover later meer, maar lees alvast het boek ;-)).

Met Workflowy kan je sinds kort op een heel simpele manier online lijstjes bijhouden én delen met anderen om samen te werken (die niet noodzakelijk moeten inloggen).
Je kan ook #tags en @contexten gebruiken om snel alles te groeperen zoals jij dat wilt.



Bij wijze van voorbeeld kan je hier samen met ons oplijsten met welke beelden je 'Wereldverbeteraars 8.0' associeert: